Membres présents : Séverine, Marjolaine, Stéphanie PDF, Sigrid, Rachel, Bastien, Mickael, Marion
Invitée : Carole Fafin, Marie Pierre Leroy
 
Kermesse du 25 juin 2022 :

*Un point est fait avec Marie-Pierre qui représente la mairie. Séverine comptait aller à l’Arsenal mercredi pour aller chercher les tables/chaises/bancs. Au vu du travail que ça représente et du stockage qui pose problème à l’école, après discussion il serait préférable d’aller tout chercher vendredi soir avec le camion de la commune. Bastien conduira le camion. Ainsi les bénévoles présents vendredi soir pourront aider. Séverine récupérera vendredi matin les clés de l’arsenal.
Marie-Pierre s’occupe de la réservation de toutes les tables/bancs et de 20 chaises car la réservation de Séverine n’avait pas été prise en compte.
Il faudra aussi des barrières pour bien délimiter les stands du parking, il faudra les clés des cadenas. Mickaël fera un plan des stands pour l’installation des barnums.
Pour les branchements des frigos/congel, il faudra plusieurs enrouleurs. Il sera possible de se brancher dans la cour de l’élémentaire et dans le local. La structure gonflable sera branchée côté local/hangar. Pour l’accès aux toilettes, Séverine va demander les clés à la mairie.
Il faudra un tuyau d’arrosage pour remplir bassines, pêche au canard. Carole en parlera à Jérôme.
Mardi Séverine s’occupe de faire les courses avec Rachel et Marion. Reste à voir la marche à suivre avec Leclerc par rapport à notre compte et aux documents nécessaires. Séverine va aller les voir.
Séverine ira avec Marie-Pierre à Carrefour faire les courses pour l’apéro offert par la mairie.

*Côté Escape Game :
Rachel va commencer l’installation de l’escape game vendredi après-midi avec Marion dans la salle où c’est possible. Et l’autre salle sera installée samedi entre 12h et 13h30.
Au niveau des objets quasi tout est ok. Marjolaine s’est occupée de donner le planning à toutes les familles à la fois par mail et avec un petit bon dans les cahiers. Stéphanie PDF va récupérer la dotation jeudi.

*Le samedi matin : Il faudra du monde à partir de 8h15 pour ramener les malles, installer frigo/congel, mettre les peluches, commencer à mettre les lots enveloppes…

*Côté Buvette : Marjolaine a fait passer un mot pour la demande de gâteaux/crêpes.
Des carnets à souches seront utilisés pour les frites/ saucisses pour pouvoir comptabiliser facilement la recette de Sylvain. Il faudra peut-être 2 couleurs par type de menu (carnet de 100 tickets). Il faudra prévoir 3 fonds de caisse, 2 caisses à la buvette pour séparer les recettes buvette/cartes de jeux. 1 caisse pour le stand enveloppes.
Il faudra la liste des adhérents pour la ½ carte gratuite, la liste des enfants de l’escape game pour donner la priorité aux enfants de la 1ère session.
Stéphanie PDF devrait récupérer 1500 gobelets. Marjolaine s’occupe de finaliser les affiches buvette (enlever compotes) et Marion pourra les imprimer.
Il faudra mettre les boissons dans les frigos la veille.
Une convention a été signée avec Sylvain, mais nous avons un doute sur le nombre de repas (100) au vu des quantités de frites et saucisses qui avaient été commandées les années précédentes. Mickaël s’occupe de retourner le voir pour négocier plus de repas et par la même occasion voir si on peut avoir le camion frigo du boucher étant donné que la viande est achetée chez lui. Sinon il faudra prévoir un plan B, sandwich jambon etc…

*Côté stands :
270 lots enveloppes ont été constitués dont un micro-onde, une plancha.
Pour les petits lots des stands, quelques rachats ont été faits par Séverine et Marjolaine. Il a été décidé de donner 2 lots par cartes de jeux ou 1 lot par ½ carte.
Séverine a préparé un planning pour les bénévoles, il faudra imprimer les listes par stands.
Mickaël s’occupera de gonfler les ballons du stands fléchettes/ballons.
Stéphanie finalise le panier garni à peser.
 
Prochaines réunions :
Lundi 20 juin 2022 à 20h30 à la garderie de la maternelle avec les bénévoles.